Prefeitura inicia Projeto de Gestão Documental na próxima semana

Lançamento para servidores ocorrerá terça-feira, no Teatro Bruno Nitz

A Prefeitura de Balneário Camboriú inicia, na próxima semana, um processo de gestão documental em 26 órgãos municipais, entre secretarias, autarquias e fundações. Na terça-feira (10), no Teatro Municipal Bruno Nitz, será lançado o Projeto de Gestão Documental, que visa reduzir o acúmulo de documentos, agilizar o acesso às informações, assegurar o cumprimento dos prazos legais de guarda, otimizar processos administrativos e preservar o patrimônio documental da cidade.

O lançamento será às 9h30 e às 14h, com apresentação a servidores municipais sobre como ocorrerá o processo de gestão dos documentos. O projeto é desenvolvido pela Fundação Cultural, por meio do Arquivo Histórico, com consultoria técnica da empresa IKHON Tecnologia, contratada por meio de licitação. Com o projeto, serão elaborados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade Documental (TTD), instrumentos que vão possibilitar identificar a classificação e a temporalidade de cada documento (físico e digital) produzido ou recebido pelo Município. O projeto contempla também a produção de manuais e a padronização dos procedimentos que vão orientar a gestão documental em toda a Prefeitura. A empresa contratada fará o treinamento e a capacitação de servidores indicados pelos órgãos municipais. A previsão é de que todo o processo seja concluído em 300 dias.

No lançamento, serão agendadas visitas aos setores da Prefeitura para início do diagnóstico da situação atual dos arquivos físicos e digitais. A etapa de diagnóstico começará quarta-feira (11).

“Este é um projeto aguardado há muitos anos pelo município. Atualmente, contamos com mais de 11 mil caixas de documentos que serão analisadas, classificadas e organizadas. A iniciativa representa um avanço histórico na modernização da gestão pública, garantindo mais eficiência administrativa, segurança jurídica, transparência e preservação da memória documental de Balneário Camboriú”, diz a diretora-presidente da Fundação Cultural de Balneário Camboriú, Karoen Mello.

Os serviços seguirão as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), observando a legislação vigente, especialmente a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e estabelece a gestão documental como dever do Poder Público; a Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação); o Decreto Federal 10.278/2020, que estabelece requisitos para a digitalização de documentos; e o Decreto Municipal 9.689/2019, que instituiu o programa BC Sem Papel.

Benefícios da gestão documental

Busca mais rápida
Documentos classificados da mesma forma em todos os órgãos.

Espaços nos arquivos
Prazos de guarda definidos para cada tipo de documento.

Segurança para o servidor
Regras claras sobre o que guardar e por quanto tempo.

Memória preservada
Patrimônio documental da cidade protegido, no papel e no digital.